Hace aproximadamente un año tomé la decisión consciente de mejorar mi tiempo de respuesta. Mi bandeja de entrada se estaba abarrotando con alrededor de 12 a 20 correos electrónicos por hora y mi correo de voz se estaba llenando con regularidad, ya que no contesto el teléfono mientras estoy en reuniones por consideración con las personas que participan en ella. Llegó a tal punto que responderles a todos me estaba tomando demasiado tiempo y llegar directamente a mí era demasiado engorroso.
Esto causó frustración en los miembros del equipo y clientes potenciales; dicha frustración se tradujo en pérdida de productividad y pérdida de ventas. Decidí hacer algo al respecto y comencé un proceso para filtrar y organizar cómo me llegaba la información. Lo que descubrí fue que estaba dedicando una gran cantidad de tiempo a tareas que no aportaban ningún valor a mi persona ni a mi negocio.
Esto es lo que hice para reducir mi tiempo de respuesta.
Modifiqué los filtros de mi correo electrónico
Hace varios años, configuré un complejo sistema de filtrado consistente en aproximadamente 500 filtros para asegurarme de que la información fuera encaminada correctamente. Al recordar ese esfuerzo de dos días de duración, me dan ganas de reír. Lo que descubrí fue que no importa lo cuidadoso que fui en tratar de filtrar los correos electrónicos que no necesitaban mi atención personal, una ligera modificación en el asunto o en el campo de dirección electrónica por parte del remitente borraba por completo el beneficio del filtro.
Decidí borrar todos y proceder a crear filtros genéricos donde boletines y correos de lista no se llegaban a mi bandeja de entrada. No perdi tiempo de tratar de filtar cada uno a la carpeta correta; sino simplemente los filtré para no verlos en el “inbox”. Realmente no me importa si estos filtros son perfectos ya que lo único que hago es archivar los correos usando filtros y no ponerles una etiqueta específica. Si tengo que encontrar algo, uso la función de búsqueda. El resultado es que rara vez recibo más de 30 correos electrónicos en mi bandeja de entrada por día, y se trata de correos
